C’est le moment pour vous Managers, chefs d’Equipe…, de préparer les entretiens annuels de vos collaborateurs? Voici quelques rappels à ce sujet sur cet exercice important, tant pour le salarié que pour vous, Manager.
A quoi sert-il ? Pourquoi est-il mis en place ? Qui doit le faire ? Et comment le préparer ? Toutes les réponses à ces questions ci-dessous.
- Entretien annuel, quel objectif ?
Souvent très attendu par les collaborateurs, l’entretien annuel aussi appelé entretien d’évaluation est un outil de management très important. Il permet de faire le bilan de l’année écoulée et de fixer les objectifs à venir pour l’année suivante. C’est avant tout un moment de partage.
Lors de ce rendez-vous annuel, manager et collaborateur vont contractualiser tous les échanges de l’année écoulée et en faire le bilan. C’est à ce moment-là que le manager va pouvoir féliciter le salarié pour son travail et lui transmettre ses axes d’améliorations pour le futur.
- A qui s’adresse-t-il ?
L’entretien annuel est un acte fort de management, de ce fait il est organisé et animé par le manager du salarié en question. C’est un moment privilégié entre le manager et son salarié. Par ailleurs, si le manager le souhaite, il peut être assisté de son N+1. Cependant nous déconseillons cette « organisation » car le salarié pourrait mal le vivre (2 contre 1 !) et n’aide pas à renforcer le rôle du Manager
Le service RH va jouer un rôle clé en accompagnant les managers dans la réalisation de ces entretiens. Il peut par exemple rappeler aux managers les enjeux de ces entretiens, définir la période de réalisation ou encore fournir la trame et durée des entretiens.
- A quelle fréquence ?
L’entretien annuel, comme son nom l’indique, est un rendez-vous qui se déroule tous les ans. S’il n’est pas obligatoire, il est vivement recommandé de le réaliser. Attention à ne pas confondre avec l’entretien professionnel qui est obligatoire et doit se dérouler tous les deux ans.
- Quand le réaliser ?
Cet entretien peut se faire à tout moment de l’année. Le plus souvent il est réalisé sur la période de fin d’année, entre octobre et décembre. Le seul élément à prendre en compte est que les entretiens d’évaluation doivent être espacés de 12 mois.
- Et comment ?
Du fait de son importance, l’entretien annuel doit être préparé en amont par les deux parties. Même s’il n’y a aucune obligation légale, nous conseillons de fixer le rendez-vous minimum deux semaines à l’avance. De la même manière, en termes de temps, nous recommandons de prévoir un entretien de minimum 1h30 afin d’aborder tous les éléments prévus à l’ordre du jour.
Comme indiqué précédemment, pour faciliter le déroulement de l’entretien, le service RH de l’entreprise peut mettre à disposition une trame. Cette trame va pouvoir aider les managers à donner un cadre à l’entretien, un fil conducteur qui permettra de couvrir tous les sujets. Cette trame permet aussi de s’assurer que le discours du manager colle bien à l’approche RH souhaitée par l’entreprise.
- Comment aider les Managers à préparer leurs entretiens annuels
Pour qu’il soit un succès pour chacune des parties, nous recommandons aux managers de bien préparer leurs entretiens.
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- Expliquer les enjeux de cet entretien
L’entretien annuel est un moment clé de la relation managériale. Il permet de formaliser, faire l’état des lieux des actions menées ainsi que les échanges entre le manager et son collaborateur durant l’année écoulée.
Plus qu’un simple bilan de l’année c’est aussi un véritable levier de performance et de motivation pour le salarié. Ce moment d’échange est l’occasion de reconnaître le travail et la réussite du collaborateur, de faire le point sur ses qualités, ses compétences, ses axes d’amélioration, et ses perspectives professionnelles…
Les maitres mots de l’entretien annuel ? L’écoute et la bienveillance. En effet, cet entretien ne doit pas être le jugement du collaborateur, il faut atténuer l’enjeu « évaluation » et mettre en avant l’aspect motivation et performance.
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- Piloter et cadrer la campagne des entretiens
Prenez le temps de définir la période la plus adéquate pour réaliser les entretiens annuels. Les périodes où l’activité est dense sont à proscrire. L’entretien annuel doit être un moment où l’on prend de la hauteur sur l’activité, il faut donc éviter les périodes de « rush ».
Afin que les deux parties prenantes de l’entretien soient bien préparées, la date de l’entretien doit être connue du collaborateur minimum 15 jours avant le jour J. Cela va permettre au manager comme au collaborateur d’être préparés, pertinents et efficaces.
Aussi pour cadrer, n’hésitez pas à définir la durée de l’entretien. Pour mener un entretien qualitatif, prévoyez au minimum une heure et demie. Un entretien trop rapide peut être interprété comme peu important aux yeux des collaborateurs.
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- Préparer la ligne directrice des entretiens
Pour éviter que les managers soient perdus dans cet « exercice », nous leur conseillons d’adopter une trame commune pour qu’ils soient les plus efficaces possible.
Cette trame va pouvoir aider les managers à ajuster leur discours auprès de leurs collaborateurs en fonction des stratégies de l’entreprise. Elle comporte les points importants suivants :
- Le bilan de l’année écoulée
- Les réussites, les difficultés rencontrées
- Les perspectives de l’année suivante
- Le projet professionnel
Attention toutefois car les entretiens annuels doivent être individualisés. La trame n’est qu’une base de travail pour donner la ligne directrice de l’entretien. Cet échange privilégié permet de faire le point entre un manager et son subordonné, il faut donc au maximum personnaliser l’entretien.
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