Durant cette période de pandémie et de restriction d’activité pour les entreprises notamment, les réunions avec les IRP peuvent se tenir selon des modalités particulières et temporaires !
Les réunions des instances représentatives du personnel (IRP) pendant la période d’état d’urgence sanitaire peuvent se dérouler par visioconférence et à titre exceptionnel par conférence téléphonique ou par messagerie instantanée. Les réunions par conférence téléphonique ou messagerie instantanée contrairement à celles par visioconférence ne sont pas prévues par le Code du travail. Ainsi, leurs modalités viennent d’être précisées par décret.
L’ordonnance du 1er avril 2020 portant mesures d’urgence relatives aux IRP a facilité le recours à la visioconférence. Elle permet de recourir à titre exceptionnel à deux autres dispositifs :
- la conférence téléphonique qui est autorisé pour l’ensemble des réunions du CSE, du CSE central et des autres IRP, après que l’employeur en a informé leurs membres.
- la messagerie instantanée qui intervient dès lors que l’organisation de la réunion par visioconférence ou conférence téléphonique est impossible ou si un accord d’entreprise le prévoit.
En pratique :
Lorsque la réunion est tenue en conférence téléphonique, le président de l’instance doit en informer ses membres. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance (elle doit avoir lieu au moins 3 jours avant les réunions du CSE).
Le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations. Il ne doit pas faire obstacle à la tenue de suspensions de séance.
Lorsque la réunion est tenue par la messagerie instantanée, le président de l’instance informe ses membres de la tenue de la réunion par messagerie instantanée et précise la date et l’heure de son début ainsi que la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture. Là aussi, cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance (au moins 3 jours à l’avance pour les réunions du CSE).
Lorsque la réunion est tenue par messagerie instantanée, le dispositif technique mis en œuvre doit également garantir l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations. Il ne doit pas non plus faire obstacle à la tenue de suspensions de séance.
Le recours au dispositif de messagerie instantanée n’intervient que lorsque l’organisation de la réunion du CSE par visioconférence ou conférence téléphonique est impossible ou si un accord d’entreprise le prévoit.
Si ces conditions sont réunies, le recours à cette méthode est autorisé pour l’ensemble des réunions des instances représentatives du personnel après que l’employeur en a informé leurs membres.
En espérant vous avoir été utile sur le sujet
En cas de doute n’hésitez pas à contacter
